Unsere 8 Top-Tipps für ein erfolgreiches Übersetzungsprojekt

Professionelle Sprachdienste ermöglichen es Ihrem Unternehmen, mit Kunden in deren eigenen Muttersprache zu kommunizieren. Gleichzeitig bieten sich damit auch Chancen für Ihr Unternehmen, weltweit in andere Märkte zu expandieren. Ob eine Übersetzung effektiv bei Ihrer Zielgruppe ankommt, hängt allerdings von einer Reihe von Faktoren ab und liegt hauptsächlich in der Verantwortung Ihrer Übersetzungsagentur. Doch vieles haben Sie selbst in der Hand.

In diesem Blog haben wir die acht wichtigsten Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie Ihre Texte und Projekte am besten für den Übersetzungsvorgang vorbereiten. Dabei handelt es sich um wichtige Erfahrungswerte, die wir bei The Translation People in über vier Jahrzehnten gesammelt haben. In dieser Zeit haben wir unzählige Übersetzungsprojekte für Kunden in aller Welt durchgeführt, unter anderem für renommierte Marken wie DHL, Alnatura und viele mehr.

Wenn Sie unsere nachfolgenden Tipps befolgen, ist ein reibungsloser Übersetzungsprozess mit klaren und präzisen Ergebnissen garantiert.

 

1. Machen Sie Ihre Erwartungen an die Übersetzung deutlich

Bei der Übersetzung eines Dokuments geht es nur in den seltensten Fällen darum, eine Wort-für-Wort-Version in eine andere Sprache zu erstellen. Bevor Sie Ihr Projekt in Auftrag geben, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Übersetzungsdienstleister Ihre Erwartungen aus dem Effeff kennt und effektiv erfüllen kann.

Wir bei The Translation People verfügen über mehr als 40 Jahre Erfahrung in der Übersetzungsindustrie. Unsere Kunden profitieren dabei vor allem von unseren kulturellen Kompetenzen und dem muttersprachlichem Know-how unserer Linguist:innen im entsprechenden Zielland. Unsere ISO-zertifizierten Abläufe sorgen außerdem dafür, dass alle übersetzten Dokumente den Gesetzen, Normen und Standards des Ziellandes entsprechen.

Diesbezüglich ist es überaus hilfreich, wenn wir mehr über den weiteren Kontext eines Dokuments erfahren: Was soll mit dem Inhalt erreicht werden, wer ist die Zielgruppe, wie und wo soll das Dokument zum Einsatz kommen? Mithilfe all dieser Informationen erhalten die Übersetzer:innen ein besseres Verständnis für das Projekt und können bei Bedarf eventuelle Fragen schneller abklären.

Anhand persönlicher Gespräche können wir von daher am besten eruieren, welche Erwartungen Sie an das Übersetzungsprojekt haben. Alle wichtigen Informationen werden dann in Form von Verträgen und Projektbeschreibungen festgehalten, wodurch wir eine gegenseitige Sichtbarkeit und genaue Abstimmung für die gesamte Projektlebensdauer und darüber hinaus gewährleisten können.

 

2. Lesen Sie das Originaldokument sorgfältig Korrektur

Unsere Linguist:innen sind zwar Profis in ihren jeweiligen Muttersprachen und Fachbereichen, und sie sind natürlich auch in der Lage, Fehler in Quelltexten auszumachen. Allerdings erschweren mangelhafte Ausgangstexte ihre Arbeit, da sie vermehrt Rückfragen stellen müssen. Dies kann sowohl auf Auftraggeber- als auch auf Auftragnehmerseite zu Frustrationen führen!

Und auch wenn wir von The Translationpeople Sie mit unseren Lektorats- und Korrektoratsleistungen oder kreativen Marketingübersetzungen sehr gerne dabei unterstützen, Ihren Originaldokumenten den Feinschliff zu verpassen, sollten Sie auf jeden Fall bedenken, dass nicht alle Übersetzungsbüros solche Leistungen anbieten.

Daher sollten Sie vor der Bereitstellung Ihres Inhalts sicherstellen, dass alle internen Qualitätsprüfungen abgeschlossen wurden, d. h. die inhaltliche Prüfung sowie die Prüfung auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. So stellen Sie sicher, dass sich etwaige Fehler nicht in die Übersetzungen einschleichen können. Andernfalls kann es sein, dass nachträgliche Änderungen und Korrekturen am Original zu zusätzliche Übersetzungskosten führen.

Andere Dinge, auf die Sie in dieser Phase unbedingt achten sollten:

• Vermeiden Sie Schachtelsätze: Versuchen Sie, sich wenn möglich immer klar und deutlich auszudrücken. Komplizierte Formulierungen können für Verwirrung sorgen und zu ungenauen Übersetzungen führen.
• Reduzieren Sie unternehmensinternen Jargon: Fachbegriffe gehören in so ziemlich allen Branchen selbstverständlich zum Alltag dazu. Doch wenn es um firmeninternen Fachjargon geht, empfehlen wir, diesen so weit wie möglich für die Außenwelt verständlich anzupassen – was dann zu präziseren Übersetzungen führt.
• Schränken Sie kulturelle Ausdrücke ein: Bestimmte Redewendungen und Ausdrücke, für die es in den Zielsprachen keine direkte Entsprechung gibt, sind schwieriger zu übersetzen und mitunter kosten- und zeitintensiver. Die Übersetzung von Texten, die mit vielen sprachlichen Eigenheiten ausgeschmückt sind, erfordert, je nach Einsatzweck der Übersetzung, meist eine Transkreation. Dabei handelt es sich um einen kreativen Übersetzungsansatz, der viel zeitaufwändiger als eine übliche Übersetzung ist. Um potenziellen Zusatzkosten und Lieferverzögerungen vorzubeugen, ist es von daher von Vorteil, allgemeine Begriffe und Ausdrücke zu verwenden, die kulturübergreifend funktionieren.

 

3. Geben Sie das Dokuments mit den entsprechenden Berechtigungen frei

In der digitalen Welt von heute ist die gemeinsame Nutzung von Dokumenten mit nur ein paar Mausklicks möglich. Aber überraschenderweise vergessen viele Leute oft die nur wenigen zusätzlichen Klicks, die nötig sind, um das Dokument außerhalb einer Organisation bearbeiten zu können.

Erfahrene Übersetzungsdienstleister verfügen zwar oft über spezielle Software, mit der sie den Text aus den zu übersetzenden Dokumenten extrahieren können. Aber es ist immer effizienter, wenn Ihr Übersetzungsbüro problemlos die Originalversion verwenden kann. Die Freigabe von Dateien ohne die entsprechenden Bearbeitungsrechte kann den Übersetzungsprozess erheblich verzögern und sogar zu Engpässen führen, wenn zum Beispiel die für die Freigabe zuständige(n) Person(en) nicht verfügbar sind.

Wir raten Ihnen deshalb, immer vorab zu prüfen, ob die entsprechenden Dokumente gemeinsam genutzt werden dürfen, ob online (Google Docs, MS Office usw.) oder als Kopie (Word-Dokumente usw.). Dies sollte idealerweise schon vor Beginn des Projekts geklärt werden, damit Sie wissen, welche Inhalte Sie in welchem Format zur Verfügung stellen müssen.

 

4. Stellen Sie stets sicher, dass Sie wirklich die endgültige Version freigeben

Vergewissern Sie sich lieber zwei Mal (ähnlich wie beim Korrekturlesen), dass es sich bei dem zu übersetzenden Dokument auch wirklich um die finale, endgültige Version handelt! Es gibt nichts Schlimmeres, als ein übersetztes Dokument zu erhalten und dann festzustellen, dass Sie versehentlich einen vorherigen Entwurf oder gar eine unvollständige Version zum Übersetzen freigegeben haben – wenn auch eine ohne Rechtschreib- und Grammatikfehler.

Vergewissern Sie sich daher immer, dass das Dokument von allen Personen, die es freigeben müssen, abgezeichnet wurde. Prüfen Sie dabei auch Aspekte wie Bilder, Symbole, Schriftarten usw.: Schauen Sie, dass alle Elemente in der von Ihnen freigegebenen Version korrekt dargestellt werden.

Je weniger Ergänzungen und Änderungen Sie während des Übersetzungsprozesses vornehmen müssen, desto besser! Denn so dürfen Sie damit rechnen, dass das Projekt rechtzeitig abgeschlossen werden kann und keine Zusatzkosten entstehen.

Sie können sich außerdem Zeit und Ärger sparen, indem Sie alle Elemente markieren, die nicht übersetzt werden sollen. Dazu können Zitate, Grafiken, Diagramme, Bildunterschriften und andere Dinge gehören.

 

5. Kommunizieren Sie klar und deutlich den gewünschten Ton und Stil

Bei einer Übersetzung gibt es prinzipiell zwei essenzielle Aspekte zu beachten: Zum einen muss der ursprüngliche Sinn beibehalten werden, und zum anderen sollte sich der Originalton so gut wie möglich in der Zielsprache wiederfinden.

Für letzteres empfehlen wir dringend die gemeinsame Nutzung eines sogenannten „Style-Guides“. Dadurch erhalten die Übersetzer:innen detaillierte Informationen über den individuellen Sprachstil bzw. Ton Ihres Unternehmens. Dazu gehörten u. a. sprachstilistische Präferenzen wie die Verwendung der Du- bzw. Sie-Form und andere Punkte, die wesentlich dazu beitragen, wie ein Text auf die Zielleserschaft wirkt.

Wenn Ihr Unternehmen bereits über spezifische Vorgaben zu Ton und Stil in Dokumenten verfügt, sollten Sie diese auf jeden Fall mit Ihrem Übersetzungsdienstleister teilen. Falls Sie noch keine Regelungen zu diesem Thema haben, können Sie entweder selbst ein umfassendes Dokument erstellen oder Ihrem Übersetzungsbüro eine Liste mit Hinweisen als Referenz zur Verfügung stellen. Die Übersetzer:innen sollten außerdem die Möglichkeit haben, Punkte abzuklären und Fragen zu stellen, damit der Zieltext präzise und einwandfrei erstellt werden kann.

Ein guter Style-Guide sollte mindestens Folgendes beinhalten:

• Unternehmenswerte: Auf welchen Werten baut Ihr Unternehmen auf und wie wirken sich diese auf das tägliche Geschäft aus?
• Ton und Ausdrucksweise: Dabei handelt es sich vor allem um die Adjektive, die im Rahmen Ihrer Markenkommunikation in verschiedenen Kanälen zum Einsatz kommen, wie z. B. „inspirierend“, „durchsetzungsfähig“, „nachhaltig“ oder „effektiv“.
• Spezifische Ausdrucksweisen für einzelne Kanäle: Mitunter sind nicht alle Ausdrucksweisen für alle Ihre Kommunikationskanäle relevant. Daher sollten Sie Ihrem Übersetzungsbüro genau sagen, wo und wie diese angepasst werden müssen.
• Beispiele: Auszüge aus Blindtexten, Newsfeeds für Twitter oder Story-Inhalte für Instagram, interne Newsletter usw.

 

6. Erstellen Sie ein Glossar

Neben Ton und Stil ist es mindestens genauso wichtig, dass Fachbegriffe richtig und einheitlich übersetzt werden – und neben einem Style-Guide ist ein Glossar eines der zuverlässigste Mittel, dies in den Zielsprachen erfolgreich umzusetzen.

Mit einem Glossar können Sie wichtige Fachbegriffe definieren, die in dem zu übersetzenden Dokument oder auch in anderen Bereichen Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Branche vorkommen. Ziel eines Glossars ist es, sicherzustellen, dass die Übersetzer:innen die nicht standardisierte Terminologie bzw. die nicht standardisierten Definitionen von Begriffen eindeutig verstehen und korrekt in die Zielpsprachen übertragen können.

Ein detailliertes, umfassendes Glossar sorgt dafür, dass jeder Fachausdruck im zu übersetzenden Dokument korrekt in die Zielsprache übertragen wird und der Stil mit den von Ihrem Unternehmen bevorzugten Wendungen, Redensarten und Idiomatik übereinstimmt.

Ihr Glossar sollte daher Folgendes enthalten:

• Definitionen von nicht standardisierten Begriffen
• Alternative Definitionen von Standardbegriffen
• Definitionen von Abkürzungen
• Beispielsätze für Markenformulierungen wie zum Beispiel Slogans

Ein gutes Übersetzungsbüro wird mit Ihnen gemeinsam ein mehrsprachiges Glossar erstellen und in Abstimmung mit Ihrem Unternehmen freigeben. In diesem Glossar sollte die wichtigste Terminologie für alle Sprachen definiert sein. Damit stellen Sie sicher, dass in allen Übersetzungen einheitliche und ausschließlich die vom Unternehmen genehmigte Begriffe verwendet werden.

 

7. Vereinbaren Sie einen effektiven Kommunikationskanal

Übersetzen ist ein fließender Vorgang, und ein zuverlässiger Dialog trägt dazu bei, das gewünschte Endergebnis nahtlos umzusetzen. Wenn sich Ihr Übersetzungsbüro mit Ihnen in Verbindung setzen und alle Fragen zeitnah klären kann, die weder durch den Style-Guide noch das Glossar beantwortet werden können, sorgen Sie für einen reibungslosen Projektablauf.

Wir empfehlen daher, zu Beginn eines jeden Auftrags einen Ansprechpartner bzw. eine Ansprechpartnerin für das entsprechende Projekt zu benennen: Eine Kontaktperson, die für Fragen zur Verfügung steht und damit für problemlose Abläufe sorgt. Dies wird vor allem bei aktuellen Projekten von unschätzbarem Wert sein: Ein Kontaktperson bedeutet, dass Übersetzer:innen und Übersetzungsdienstleister enger mit einem Unternehmen verbunden und sogar in die internen Abläufe eingebettet sind. Dies sorgt für ein tieferes Verständnis des täglichen Geschäfts und der individuellen Kommunikationsweise des Unternehmens.

 

8. Geben Sie die Ihre gewünschte Lieferzeit an

Wir haben bereits erwähnt, wie wichtig es ist, die individuellen Erwartungen an ein Projekt bereits im Vorfeld abzuklären. Und in puncto Lieferzeiten verhält es sich ganz ähnlich. Und genau dieser letzte Punkt auf der Liste ist vielleicht auch der wichtigste: Vergewissern Sie sich, dass Ihr Übersetzungsbüro über alle wichtigen Fristen informiert ist, die mit Ihrer Übersetzung verbunden sind!

Die Übersetzung eines Dokuments kann mitunter viel Zeit in Anspruch nehmen, und auch wenn eine knappe Bearbeitungszeit manchmal unumgänglich ist, empfehlen wir, so lange wie möglich im Voraus zu planen, um zu kurze Lieferzeiten zu vermeiden. Damit haben Übersetzer:innen genügend Zeit, sich voll und ganz dem Projekt zu widmen, ausreichend zu recherchieren und ihre Qualitätschecks durchzuführen. Außerdem ist dann gewährleistet, dass alle eventuell während der Übersetzung auftretenden Fragen rechtzeitig geklärt werden können.

Zeitvorgaben und Fristen sollten deshalb bereits in den ersten Gesprächen zum Projekt erwähnt werden. Am besten treffen Sie mit Ihrem Übersetzungsbüro von Anfang an formelle Vereinbarungen in Bezug auf die Lieferzeiten – auch, um sicherzustellen, dass beide Seiten diesbezüglich übereinstimmen.

 

Sie benötigen Unterstützung beim Start eines Übersetzungsprojekts?

Bei den o. g. Tipps handelt es sich nur um einen kleinen Ausschnitt aus unserem Fachwissen und unseren Erfahrungswerten, die wir in den letzten vier Jahrzehnten im Rahmen unserer Übersetzungsarbeit für Kunden auf der ganzen Welt aufgebaut haben. Daher profitiert jedes Übersetzungsprojekt, das wir in Angriff nehmen, vom organisatorischen Fachwissen und von den fundierten Kenntnissen unserer Übersetzer:innen.

Wenn Ihr Unternehmen Übersetzungsdienstleistungen benötigt, setzen Sie sich doch mit unserem freundlichen Team in Verbindung. Wir helfen Ihnen sehr gerne weiter. Wir machen uns zunächst ein Bild von Ihrem individuellen Bedarf und setzen ausschließlich Linguist:innen für Ihren Auftrag ein, die am besten für Ihre Branche, Zielsprache und der Art Ihres Projekts geeignet sind.

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