8 Schritte, um das Beste aus Ihrem Übersetzungsbudget rauszuholen
Seit bereits über 40 Jahren unterstützen wir bei The Translation People Unternehmen weltweit dabei, mit ausländischen Kunden in deren Landessprachen erfolgreich zu kommunizieren. In 4 Jahrzehnten hat sich in der Übersetzungsindustrie so einiges getan. Wie Sie heutzutage Übersetzungsprojekte am effektivsten angehen und das Beste aus Ihrem Übersetzungsbudget herausholen, haben wir in folgenden acht Schritten für Sie zusammengefasst.
1. Gibt es bereits übersetzte Inhalte?
Als potenzieller Neukunde wurden Sie wahrscheinlich von Ihrem Projektmanager gefragt, ob Sie bereits über übersetzte Inhalte in den erforderlichen Zielsprachen verfügen. Dabei kann es sich um Texte handeln, die durch andere Übersetzungsagenturen, Ihre eigenen Mitarbeiter oder vielleicht sogar Handelspartner im entsprechenden Land der Zielsprache erstellt wurden.
Nicht nur aus Kostengründen wollen Unternehmen vermeiden, die gleichen Dokumente mehrfach zu übersetzen. Denn unterschiedlich übersetzte Inhalte können nicht nur für Verwirrung sorgen, sie wirken außerdem unprofessionell. Daher ist es überaus wichtig, bereits übersetzte und freigegebene Texte in der Zielsprache Ihrer Übersetzungsagentur weiterzuleiten, auch, damit Stil und Terminologie künftiger Übersetzungen mit aktuellen Texten übereinstimmen. Anhand vorheriger Übersetzungen können außerdem Datenbanken und Glossare erstellt werden, was Fachübersetzern die Arbeit erleichtert und für erhöhte Konsistenz bei künftigen Aufträgen sorgt (siehe Schritt 3).
Was viele Neukunden eventuell nicht wissen: Mit bestehenden Übersetzungen können dank des Einsatzes moderner Technologien Übersetzungskosten erheblich gesenkt werden. Übersetzte Inhalte, wie zum Beispiel Gebrauchsanleitungen, Schulungsunterlagen oder Finanzberichte, werden sowohl in Ausgangs- als auch Zielsprache in ein Translation Memory (TM) eingepflegt. Neu zu übersetzende Texte werden dann anhand dieses TMs analysiert, und ähnliche und gleiche Wörter und Textpassagen werden mit einer niedrigeren Rate berechnet.
Es kommt natürlich auch vor, dass die Qualität bestehender Übersetzungen eher zu wünschen übriglässt und diese daher nicht als Basis für neue Übersetzungen verwendet werden können. Durch die sorgfältige Analyse dieser Texte kann jedoch evaluiert werden, welche Maßnahmen ergriffen werden können, um die Qualität zu verbessern und Kosten langfristig zu senken.
2. Erst Marktanalyse, dann übersetzen
Ein wichtiger Punkt vor dem Erstellen von Übersetzungen ist die Marktanalyse und inwiefern sich Inhalte für die entsprechenden Zielmärkte eignen. Wenn beispielsweise kulturspezifische Besonderheiten außer Acht gelassen werden, kann eine Übersetzung ihre Wirkung verfehlen, egal, wie „gut“ sie ist. Um Produkte und Dienstleistungen überall auf der Welt erfolgreich zu vermarkten, müssen diese auf den Bedarf und die Ansprüche der entsprechenden Zielgruppe des jeweiligen Landes angepasst werden, und das gleiche gilt natürlich auch für die Unternehmensliteratur.
Ein guter Übersetzungspartner wird Sie diesbezüglich entsprechend beraten, bevor mit der Arbeit begonnen wird. Vor der Erschließung neuer Märkte ist es allerdings unabdingbar, dass den von Unternehmen produzierten Inhalten entsprechende Marktforschungsergebnisse zugrunde liegen. Dazu gehören in erster Linie Produktnamen. Vor allem bei Autonamen kommt es oft zu Patzern, wie zum Beispiel beim Mitsubishi „Pajero“, der auf dem spanischen Markt nicht so gut ankam, denn auf Spanisch ist „Pajero“ ein Kraftausdruck. Auch bei technischen Anforderungen sollten Experten zurate gezogen werden, denn diese können von Land zu Land unterschiedlich sein.
3. Erstellung von Styleguides und Termdatenbanken
Bei “schlechten” Übersetzungen werden meistens der „Stil“ bzw. „Ton“ bemängelt. Doch hierbei handelt es sich meist um subjektive Kriterien. Vor allem bei kreativen Inhalten gehen die Meinungen oft weit auseinander. Es ist praktisch unmöglich, eine Übersetzung anzufertigen, die bei allen Lesern genau ins Schwarze trifft. Ein großer Vorteil ist, Sprachexperten zur Hand zu haben, die Ihr Unternehmen und den Zielmarkt gut kennen. Sie können Orientierungshilfe bieten und Styleguides sowie Termdatenbanken evaluieren, bevor Übersetzungen angefertigt werden.
Ein Styleguide gibt beispielsweise vor, wer die Zielgruppe für die Übersetzungen ist, welche Botschaft übermittelt werden soll und folglich wie formell Übersetzungen gehalten werden müssen. Ihr bevorzugter Sprachexperte sollte in diesen Punkten eng mit Ihnen zusammenarbeiten und diese Informationen sorgfältig auswerten, um dem Fachübersetzer korrekt zu unterweisen.
Auch Termdatenbanken erweisen sich als unerlässliches Hilfsmittel, wenn es darum geht, den richtigen Ton zu treffen. Dabei handelt es sich im Prinzip um ein zwei- oder mehrsprachiges Glossar, das einzelne Begriffe bzw. auch Ausdrücke in Ausgangs- und Zielsprache(n) enthält. Wenn Sie bereits im Zielmarkt tätig sind und Verkaufspersonal vor Ort haben, ist dieses wahrscheinlich bereits mit korrekten Begriffen in der Zielsprache vertraut und kann die Übersetzungsagentur dabei unterstützen, optimale Übersetzungsergebnisse zu erzielen (siehe Schritt 5).
4. Komplexe Dateiformate
Die Zeiten, in denen Inhalte hauptsächlich in MS Word erstellt wurden, sind schon lange vorbei. Heutzutage arbeiten viele Unternehmen direkt in Content Management-Systemen (CMS), Software-Authoringpaketen und mit InDesign-Dateien. Oftmals werden auch Übersetzungen von Video- oder Audioformaten benötigt.
Eine professionelle Übersetzungsagentur sollte über moderneste Technologien verfügen, um zu übersetzende Texte unkompliziert zu exportieren und die entsprechende Übersetzung dann wieder in das Originalformat zu importieren, ohne dabei Tags und Codes zu beschädigen. Bei Übersetzung von Webseiten gibt es mittlerweile Tools, anhand derer neue oder aktualisierte Inhalte erkannt und direkt an das System der Übersetzungsagentur übertragen werden können. Sobald die neuen Texte übersetzt sind, werden sie wieder in das CMS integriert. Durch den direkten Ex- und Import werden Kosten gespart und Workflows optimiert. Darüber hinaus werden Fehlerquellen vermieden, die zum Beispiel durch manuelles Kopieren von Übersetzungen aus Word in ein CMS entstehen können. Wenn Sie also die Übersetzung einer Webseite planen, ist es auf jeden Fall ratsam, sich vorab über die genauen Arbeitsabläufe der Übersetzungsagentur zu informieren.
5. Verwaltung von Übersetzungen und Translation Memories
Von außen betrachtet hat Translation Memory (TM) Technologie vor allem zwei wesentliche Vorteile: höhere Konsistenz und niedrigere Kosten. Dabei ist es jedoch wichtig, TMs kontinuierlich zu pflegen, da sich sonst leicht nicht freigegebene oder sogar falsche Übersetzungen einschleichen können. Es ist mittlerweile selbstverständlich geworden, dass die meisten Texte mit TMs bearbeitet werden. Jegliche Änderungen, die nach der Lieferung an den Zieltexten durchgeführt werden, müssen jedoch an die Übersetzungsagentur weitergegeben werden, damit diese das TM entsprechend aktualisieren kann. Nur so kann gewährleistet werden, dass bei künftigen Aufträgen die bevorzugte Terminologie verwendet wird.
Die separate Korrektur von Zieltexten und manuelle Ausbesserung in TMs kann jedoch umständlich sein und bringt potenzielle Fehlerquellen mit sich. Einige Übersetzungsagenturen bieten heutzutage Zugang zu cloudbasierten Übersetzungssystemen an, wo sich der Kunde zum Prüfen von Übersetzungen selbst einloggt und Änderungen direkt im System vornimmt. Der Vorteil: Alle vorgenommenen Änderungen werden direkt im mit dem System verbundenen TM in Echtzeit gespeichert, und es existiert nur eine aktuelle, einheitliche Version. Dies ist vor allem hilfreich, wenn mehrere Übersetzer und Prüfer an einem Auftrag arbeiten. Die meisten dieser cloudbasierten Technologien sind einfach zu bedienen und es sind keine umständlichen Software-Installationen erforderlich.
Und zu guter Letzt müssen Sie entscheiden, wer Ihre Übersetzungen prüfen und freigeben darf. Mehr dazu im nächsten Schritt
6. Optimierung des Prüfverfahrens
In den meisten Unternehmen übernehmen interne Mitarbeiter oder auch Geschäftspartner im entsprechenden Zielmarkt die Prüfung von Übersetzungen, denn sie kennen das Unternehmen bzw. den Markt hervorragend und können Zieltexte daher am besten den Gegebenheiten anpassen. Doch auch im Prüfverfahren ist es wichtig, einen einheitlichen Workflow einzuführen, denn sonst kann es schnell chaotisch werden. Wie im 3. Schritt erwähnt, hat jeder seine eigene, subjektive Meinung. Um in allen Zielsprachen langfristig einen einheitlichen Stil und einen hohen Grad an Konsistenz zu erreichen, ist es deshalb unerlässlich, das Prüfverfahren entsprechend zu optimieren. Daher müssen alle an Projekten beteiligten Mitarbeiter reibungslos miteinander kommunizieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass TMs und Glossare übersichtlich, einheitlich und konsistent sind. So können Fachübersetzer schließlich Zieltexte gemäß Kundenwunsch anfertigen.
Ein weiterer wichtiger Tipp: Vor allem bei der Veröffentlichung von Marketingmaterial müssen Übersetzungen unbedingt nochmals sorgfältig im Zielformat geprüft werden. Oft kommt es nochmals zu kurzfristigen Änderungen, ob in einer Broschüre oder auf einer Webseite, und dabei schleichen sich schnell Fehler ein. Sei es, weil die Silbentrennung von einem technischen Mitarbeiter durchgeführt wurde, der die Sprache nicht kennt, ein Bild eingefügt wird, das nichts mit dem Text zu tun hat, oder in einer asiatischen Sprache versehentlich ein Charakter gelöscht wurde.
7. Der Preis ist nicht alles
In den meisten Unternehmen übernehmen interne Mitarbeiter oder auch Geschäftspartner im entsprechenden Zielmarkt die Prüfung von Übersetzungen, denn sie kennen das Unternehmen bzw. den Markt hervorragend und können Zieltexte daher am besten den Gegebenheiten anpassen. Doch auch im Prüfverfahren ist es wichtig, einen einheitlichen Workflow einzuführen, denn sonst kann es schnell chaotisch werden. Wie im 3. Schritt erwähnt, hat jeder seine eigene, subjektive Meinung. Um in allen Zielsprachen langfristig einen einheitlichen Stil und einen hohen Grad an Konsistenz zu erreichen, ist es deshalb unerlässlich, das Prüfverfahren entsprechend zu optimieren. Daher müssen alle an Projekten beteiligten Mitarbeiter reibungslos miteinander kommunizieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass TMs und Glossare übersichtlich, einheitlich und konsistent sind. So können Fachübersetzer schließlich Zieltexte gemäß Kundenwunsch anfertigen.
Ein weiterer wichtiger Tipp: Vor allem bei der Veröffentlichung von Marketingmaterial müssen Übersetzungen unbedingt nochmals sorgfältig im Zielformat geprüft werden. Oft kommt es nochmals zu kurzfristigen Änderungen, ob in einer Broschüre oder auf einer Webseite, und dabei schleichen sich schnell Fehler ein. Sei es, weil die Silbentrennung von einem technischen Mitarbeiter durchgeführt wurde, der die Sprache nicht kennt, ein Bild eingefügt wird, das nichts mit dem Text zu tun hat, oder in einer asiatischen Sprache versehentlich ein Charakter gelöscht wurde.
8. Wie geht es nach der Übersetzung weiter?
Ihre Übersetzung ist fertiggestellt und wurde für den Zielmarkt verwendet. Was kommt als nächstes? Bei einer erfolgreichen Markteinführung wird die Zielgruppe mit Ihrem Unternehmen in der entsprechenden Zielsprache kommunizieren. Dabei kann es sich um mögliche Neukunden handeln, die auf Ihre lokalisierte Webseite aufmerksam geworden sind oder um Mitarbeiter in Ihrer neuen Auslandsniederlassung, die gerade einen E-Learning-Kurs absolviert haben, der eigens für diesen Zweck übersetzt wurde. Um das Beste aus diesen Interaktionen zu machen, müssen Sie nun langfristig eine multilinguale Infrastruktur aufbauen, die Ihnen eine zeitnahe Kommunikation mit Ihren neuen Kontakten erlaubt. Ob Sie sich nun entscheiden, mehrsprachige Mitarbeiter einzustellen und/oder einen verlässlichen Übersetzungspartner an Bord zu holen: Übersetzungen sind der erste Schritt bei der Gestaltung einer erfolgreichen multinationalen Kampagne.
